Ciascun utente ha una casella di posta in arrivo (un file nel formato speciale) dove viene immagazzinata tutta la nuova posta in arrivo. Quando qualcuno spedisce della posta, il programma di posta ritrova la casella del destinatario e aggiunge il messaggio al file. Se la casella di posta del destinatario si trova su un altra macchina, il messaggio viene inviato a quella macchina, che lo aggiunge alla casella nel modo che ritiene migliore.

Il sistema di posta consiste di molti programmi. La distribuzione a caselle locali o remote viene fatta da un programma, l’agente di trasferimento di posta (mail transfer agent o MTA), che in sistemi Linux è rappresentato da Sendmail/Postfix o Gmail. I programmi utilizzati dagli utenti sono molti e vari e sono raccolti sotto al denominazione di agenti di posta utente, (mail user agent o MUA); questi sono rappresentati da programmi come Pine, Mutt o Eudora. Le caselle di posta vengono in genere tenute in /var/spool/mail.